Forretningsorden for ældrerådet i Næstved Kommune

Denne forretningsorden er forankret i vedtægternes § 7, stk. 6.

§ 1. Forretningsudvalg.
Forretningsudvalget består af formanden, første og anden næstformand og den regnskabsansvarlige.
Udvalgets arbejde sker efter bemyndigelse fra Ældrerådet.

§ 2. Møder.
Der afholdes 1 ordinært møde i hver måned, dog ikke i juli, som tilstræbes mødefri.
Møderne ledes af formanden og i dennes fravær af første næstformand.
Møderne er lukkede for andre end rådets medlemmer og sekretær, og deltagerne i møder er omfattet af forvaltningslovens regler om inhabilitet og tavshedspligt.
Ekstraordinært møde indkaldes med minimum 5 dages varsel på formandens initiativ, eller når mindst et flertal af medlemmerne overfor formanden fremsætter ønske herom.

§ 3. Fravær.
Når et medlem er forhindret i at deltage i et ældrerådsmøde, meddeles dette til sekretæren eller formanden.

§ 4. Forberedelse af møder.
Formanden er ansvarlig for at forberede rådets møder.
Dagsorden udarbejdes af formanden i samarbejde med sekretæren og forretningsudvalget.
Sager, der ønskes på dagsordenen, skal meddeles formanden eller sekretæren senest 10 dage før mødets afholdelse.
Dagsorden bilagt sagsfremstilling samt andet relevant materiale skal være rådets medlemmer i hænde senest 5 dage før mødets afholdelse.

§ 5. Beslutninger.
Alle sager skal forelægges og behandles af rådet, og der skal søges opnået enighed om afgørelsen.
Rådet er beslutningsdygtigt når mindst halvdelen af rådets medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved almindeligt flertal blandt de fremmødte.
Evt. afstemning foregår ved håndsoprækning, eller skriftlig, hvis et medlem ønsker det.
Formanden udfærdiger endeligt høringssvar, som tilsendes rådet til endelig godkendelse. Det godkendte høringssvar underskrives af formanden på rådets vegne og fremsendes til relevant myndighed.
Er et eller flere medlemmer ikke enig i flertallets afgørelse, kan den eller disse få deres afvigende mening tilføjet høringssvaret.

§ 6. Hastesager.
Modtager rådet en sag, hvor høringsfristen ikke kan overholdes, indkaldes til ekstraordinært møde, med hastesagen som eneste punkt på dagsordenen.
I særlige hastesager kan ældrerådet bemyndige forretningsudvalget at behandle og udarbejde høringssvar, som straks sender høringssvaret til ældrerådets medlemmer til orientering.

§ 7. Beslutningsreferat.
Sekretæren udfærdiger beslutningsreferat af hvert møde. Referatet udsendes snarest muligt efter mødet.
Ethvert medlem kan få sin afvigende mening indført i referatet.
Referatet godkendes på det næstfølgende møde i Ældrerådet.

§ 8. Opfølgning.
Formanden sørger for, at de trufne beslutninger udføres snarest muligt.
Sekretæren sørger for, at de godkendte referater offentliggøres, jf. særlig fordelingsliste.
Rådet afholder orienteringsmøder og tema-møder for at sikre den nødvendige dialog med kommunens ældre borgere.

§ 9. Udtalelse til medierne.
Kun formanden, og i dennes fravær næstformændene, kan udtale sig på rådets vegne overfor medierne.

§ 10. Udvalg/arbejdsgrupper.
Rådet nedsætter efter behov ad hoc arbejdsgrupper til behandling af særlige emner.
Arbejdsgrupperne udpeges af rådet, under hensyn til det enkelte medlems egne ønsker, interesser og faglig viden.
Arbejdsgruppernes struktur og arbejdsform udarbejdes alene af gruppens medlemmer. Dagsorden og referater til/fra gruppens møder sendes til orientering i forretningsudvalget. Bliver der truffet beslutninger i grup-pen, skal disse forelægges og besluttes i Ældrerådet, før de gennemføres.
Arbejdsgrupperne kan om ønskeligt lade særlige sagkyndige bistå i gruppens specifikke sager.

§ 11. Ikrafttræden.
Forretningsordenen er godkendt i Ældrerådet den 12. februar 2014 og træder i kraft umiddelbart herefter.
En revision af forretningsordenen (omhandlende § 10) er godkendt i Ældrerådet den 10. december 2014 – således at nærværende forretnings-orden er gældende fra samme dato.


Forretningsordenen sendes til orientering for Byrådet i Næstved Kommune.

Kontakt

Center for Sundhed og Ældre
Telefon: 5588 1200
Sidst opdateret den 8. april 2019