Vedtægt for NæstvedArkiverne

NæstvedArkiverne er i henhold til Arkivlovens § 7 et offentligt arkiv for Næstved Kommune. NæstvedArkiverne består af Næstved Stadsarkiv og Næstvedegnens Arkiv og har Næstved Kommune som arbejdsområde.

1. Formål

NæstvedArkiverne har til formål at indsamle og bevare offentlige og private arkivalier af væsentlig administrativ, retlig eller historisk betydning i Næstved Kommune, samt at stille arkivalier til rådighed for myndigheder, offentlighed og forskning.

Ved arkivalier forstås skriftligt materiale, lyd- og billedmateriale samt andre data, der formidler information uanset medie.

Endvidere er det NæstvedArkivernes opgave at udstede generelle retningslinjer for varetagelse af arkivmæssige hensyn i Næstved Kommune.

NæstvedArkiverne er forpligtet til at bidrage til forskning, dokumentation og formidling af historiske og arkivmæssige forhold i Næstved Kommune, samt til at deltage i netværkssamarbejde med tilsvarende organisationer.

2. Organisation

NæstvedArkiverne henhører under Fællessekretariatet og Udvalget for Økonomi, Personale og overordnet Planlægning.

Arkivchefen har ansvaret for den daglige drift af NæstvedArkiverne og fungerer som konsulent for alle kommunens forvaltninger samt eksterne virksomheder i arkivspørgsmål.

Arkivchefen skal være heltidsansat og have en universitetsuddannelse i historie eller tilsvarende.

NæstvedArkiverne udgør en selvstændig institutionel enhed i forhold til de forvaltninger og eksterne virksomheder, der overfører data omfattet af Lov om behandling af personoplysninger til arkivet.

Arkivchefen udarbejder en årsberetning og arbejdsplan for NæstvedArkiverne, der forelægges Direktionen og Udvalget for Økonomi, Personale og overordnet Planlægning.

3. Kommunale arkivalier

NæstvedArkiverne modtager arkivalier fra Næstved Kommunes udvalg, nævn og kommissioner nedsat af Næstved Byråd samt arkivalier fra alle kommunens forvaltningsgrene og eksterne virksomheder.

NæstvedArkiverne skal sikre mulighed for kassation af ikke-bevaringsværdige kommunale arkivalier.

NæstvedArkiverne opbevarer kommunens historiske arkiver, der indeholder bevaringsværdige arkivalier, som myndigheden ikke har retsligt eller administrativt brug for (bevaringsarkiv) samt dele af kommunens administrative arkiver, der består af afsluttede dokumenter, der ikke er udgået af retsligt/administrativt brug (kassationsarkiv).

Arkivchefen skal orienteres om organisationsændringer samt anskaffelse af nye elektroniske systemer med bevaringsværdige data.

3.1 Afleveringspligt

Kommunens forvaltninger og eksterne virksomheder skal aflevere bevaringsværdige elektroniske arkivalier til NæstvedArkiverne i en systemuafhængig arkiveringsversion. Kommunale bevaringsværdige arkivalier omfattet af Lov om personoplysninger skal afleveres til NæstvedArkiverne senest på det tidspunkt, hvor de ellers skulle slettes iht. forskrifterne.

Arkivalier, der er omfattet af Lov om behandling af personoplysninger, og som er overført til NæstvedArkiverne, er tilgængelige efter arkivlovens bestemmelser.

NæstvedArkiverne skal træffe tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af, at data fra arkiverede elektroniske arkivsystemer omfattet af Lov om behandling af personoplysninger alene stilles til rådighed i overensstemmelse med denne lovs forskrifter.

Papirarkivalier afleveres senest til NæstvedArkiverne, når de er 20 år gamle.

Ved forvaltningers eller eksterne virksomheders ophør skal bevaringsværdige arkivalier afleveres til NæstvedArkiverne, med mindre arkivalierne overføres til anden forvaltning/ekstern virksomhed. Hvis dette sker, skal Arkivchefen orienteres, og der skal udarbejdes en fortegnelse over de overførte arkivalier.

Udgifter i forbindelse med aflevering af elektroniske arkiveringsversioner samt papirarkivalier til NæstvedArkiverne betales af den afleverende forvaltning/eksterne virksomhed.

Når kommunale arkivalier er afleveret til NæstvedArkiverne, overtager arkivet bevaringsforpligtelsen i henhold til arkivloven.

Næstved Kommunes arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner.

4. Private arkivalier

NæstvedArkiverne modtager og indsamler arkivalier af privat oprindelse med tilknytning til personer, foreninger, virksomheder, organisationer og institutioner, der har betydning for den lokale historie i Næstved Kommune.

Dette arkivmateriale indgår som offentligt eje i NæstvedArkiverne og stilles til rådighed efter arkivlovens bestemmelser.

I overensstemmelse med bestemmelserne i Lov om kommunernes styrelse § 17, stk. 4 nedsættes et lokalhistorisk udvalg til varetagelse af det lokalhistoriske område. Udvalgets kompetenceområde er alle større og principielle spørgsmål vedr. de lokalhistoriske arkivalier. Det er udvalgets opgave at skabe kontakt til offentligheden, bistå ved tilrettelæggelse af større indsamlingskampagner, udstillinger, publikationer, foredrag og anden formidling.

Det lokalhistoriske udvalg består af 2 medlemmer valgt af Næstved Byråd og 3 repræsentanter for arkivets brugere og frivillige medarbejdere. Desuden deltager den daglige leder af de lokalhistoriske samlinger. Udvalget mødes mindst 2 gange årligt. Det lokalhistoriske udvalg vælger en formand. Arkivchefen fungerer som udvalgets sekretær.

5. Bevarings og kassationsbestemmelser

Arkivchefen sikrer en koordineret bevarings- og kassationsstrategi for hele Næstved Kommune.

Under hensyntagen til arkivaliernes betydning for den lokalhistoriske forskning træffer arkivchefen afgørelse om, hvorvidt Næstved Kommunes arkivalier bevares i videre omfang end fastsat af rigsarkivaren.

6. Varetagelse af arkivmæssige hensyn

NæstvedArkiverne sikrer varetagelse af arkivmæssige hensyn iht. arkivlovgivningens bestemmelser i samarbejde med forvaltningernes arkivansvarlige samt de administrative ledere.

I tilfælde af tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn, skal arkivchefen indberette dette til kommunaldirektøren.

Arkivchefen udarbejder og ajourfører Arkivinstruks for Næstved Kommune.

7. Adgang til arkivmaterialet

Arkivalier der er afleveret til NæstvedArkiverne er tilgængelige efter arkivlovgivningens bestemmelser.

NæstvedArkiverne er ansvarlig for, at samlingerne magasineres og registreres således, at materialet kan stilles til rådighed for den kommunale administration til tjenstlig brug samt for offentligheden.

De nærmere regler om udlån til den kommunale administration fastlægges i Bestemmelser for udlån af kommunale arkivalier til forvaltninger og eksterne virksomheder.

Byrådets medlemmer har adgang til NæstvedArkivernes samlinger i overensstemmelse med bestemmelserne i Lov om Kommunernes Styrelse.

Næstved Byråd kan i konkrete tilfælde give tilladelse til benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige kommunale arkivalier inden udløbet af tilgængelighedsfristen. Næstved Byråd kan uddelegere dispensationsmyndigheden til arkivchefen, der træffer beslutning angående dispensation.

8. Betaling for tjenester og ydelser

NæstvedArkiverne kan opkræve betaling for gengivelse af materiale i arkivets samlinger, ligesom der kan opkræves betaling for tjenester og ydelser. Taksterne fastsættes af Næstved Byråd.

9. Bemyndigelse og ikrafttræden

Vedtægten godkendes af Næstved Byråd, der bemyndiger Udvalget for Økonomi, Personale og overordnet Planlægning til at foretage ændringer i fornødent omfang.

Nærværende vedtægt træder i kraft den 1. september 2008.